Guida
Come registrare le fatture elettroniche dei fornitori senza ricopiarle
Le fatture d'acquisto arrivano come file XML: contengono già fornitore, righe, IVA e scadenze. Ricopiarle a mano è tempo perso e una fonte di errori. Ecco come funziona e come si registrano in pochi clic.
Che file sono
Una fattura elettronica è un file XML; se il fornitore l'ha firmata digitalmente ha l'estensione .xml.p7m. Ti arriva dallo SDI all'indirizzo che hai comunicato, un codice destinatario o una PEC, e resta comunque disponibile nella tua area riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate.
Il file contiene tutto: fornitore con partita IVA, numero e data, righe con codici, quantità e prezzi, riepilogo IVA, modalità di pagamento e scadenze, a volte il PDF della fattura come allegato.
Perché non ricopiarle a mano
- Si perde tempo, soprattutto con fatture di molte righe.
- Si sbagliano codici, quantità o prezzi, e il magazzino non torna.
- Le scadenze vanno riscritte nello scadenzario, e quelle dimenticate diventano pagamenti in ritardo.
Come si fa con KeyStore in Cloud
In KeyStore in Cloud, dalla versione Base, le fatture dei fornitori si registrano da Documenti XML:
- Arrivano da sole se invii e ricevi con Openapi o YouDox; altrimenti trascini i file .xml, .p7m o interi archivi .zip.
- Il fornitore viene riconosciuto in anagrafica, o creato con i dati della fattura.
- Le righe si abbinano agli articoli: dal codice a barre, dal codice già abbinato la volta prima o dal codice articolo. L'abbinamento si ricorda, e dalla fattura successiva dello stesso fornitore la riga è già pronta.
- Gli articoli nuovi si creano dalla fattura, con il prezzo di vendita calcolato dal ricarico che scegli.
- Registrando nascono la fattura d'acquisto, il carico di magazzino, la prima nota e le scadenze; la ritenuta d'acconto viene tolta da quanto c'è da pagare.
- I fornitori di servizi, come utenze, carburanti o consulenze, vanno solo in contabilità, sul conto di costo che scegli, senza articoli né magazzino.
- Tutte insieme: con "Importa tutte" registri in un colpo le fatture da elaborare, oppure attivi la contabilizzazione automatica appena arrivano.
Se la merce è già entrata con il DDT del fornitore, togli il carico di magazzino dalla fattura, così non si carica due volte.
La fatturazione elettronica di KeyStore in Cloud →
In breve
Che differenza c'è tra un file .xml e un .xml.p7m?
Il .p7m è la stessa fattura XML firmata digitalmente dal fornitore. Il gestionale li legge entrambi.
Devo ricopiare le righe della fattura negli articoli?
No: le righe si abbinano agli articoli dal codice a barre o dai codici, e l'abbinamento si ricorda per le fatture successive.
La fattura carica il magazzino?
Sì, se vuoi. Se la merce è già entrata con il DDT del fornitore, togli il carico dalla fattura.
E le fatture di luce, telefono o carburante?
Il fornitore si segna come fornitore di servizi: le sue fatture vanno solo in contabilità, sul conto di costo che scegli.
Fonti
Guida aggiornata al 7 novembre 2026. Riassume le regole generali: per il tuo caso specifico senti il tuo commercialista.
Vuoi smettere di ricopiare le fatture?
Con KeyStore in Cloud le fatture dei fornitori arrivano, si abbinano agli articoli e si registrano con magazzino, prima nota e scadenze.
Scopri la fatturazione elettronica